OmPi guide
Åpne inkassosaker ved månedsslutt: avstem saldoene
Sammenlign samme tidspunkt og samme beløpskomponenter. Forklar betalinger, kreditnotaer og tvister før måneden lukkes.
Ved månedsslutt kan samme kundefordring ha én saldo i regnskapet og en annen saksstatus hos den som følger opp betalingen. Avstem hva beløpene faktisk representerer før rapporten ferdigstilles. Et samlet saksbeløp kan inneholde andre komponenter enn den bokførte hovedstolen.
Hent rapporter for samme tidspunkt
Ta vare på datoen for reskontro, bankgrunnlag og eventuell ekstern saksrapport. En betaling som kom dagen etter ett uttrekk, kan forklare en differanse mot et annet. Ikke korriger regnskapet før tidsforskjeller og komponenter er undersøkt.
Skill fakturabeløp, kreditnota, mottatt betaling og eventuelle renter eller kostnader. Regnskapsansvarlig må vurdere den konkrete behandlingen; denne kontrollen er ikke en standard konteringsoppskrift.
Eksempel: delbetaling og uavklart kreditnota
Anta en faktura på 30 000 kroner. Kunden har betalt 10 000, og en kreditnota på 5 000 er utstedt. Hvis begge hendelsene gjelder kravet, blir hovedstolens rest 15 000 kroner. En ekstern rapport som fortsatt viser 20 000 i hovedstol, kan mangle kreditnotaen.
Dokumenter differansen og avklar status med ansvarlig mottaker. Ikke bokfør en ny kostnad på 5 000 for å få tallene til å se like ut. Kreditnotaen har allerede en plass i hendelsesforløpet.
| Åpent punkt | Hva avslutningen bør forklare |
|---|---|
| Betaling under avstemming | Beløp, bankreferanse og mulig krav |
| Kreditnota ikke videreført | Dokument og mottaker som skal oppdateres |
| Bestridt leveranse | Hva uenigheten gjelder og hvem som vurderer den |
| Ulik rapportdato | Hvilke hendelser som kom mellom uttrekkene |
| Tap eller nedskrivningsbehov | Separat vurdering av regnskapsansvarlig |
Skill kundetvist fra likviditetsforsinkelse
En protest på leveransen skal ikke forsvinne fordi månedsrapporten trenger en ryddig status. Bevar kundens innsigelse og hvem som behandler den. Kontroller Finanstilsynets informasjon om inkasso ved videre håndtering.
Avslutt med en forklarbar avviksliste
Noter beløp, grunnlag, ansvarlig og neste handling. Vis hvilke forskjeller som er forklart, hvilke som er korrigert og hvilke som gjenstår. En ferdig månedsrapport kan inneholde tydelig beskrevne åpne saker; den bør ikke skjule dem med vilkårlige motposter.
Se kundefordringer og inkasso i regnskapet for videre lesing. OmPi kan hjelpe med å strukturere behovet for bedre arbeidsflyt; regulert inkassovirksomhet må ivaretas av riktig autorisert aktør.
Legg inn en særskilt kontroll av betalinger uten referanse før videre utsending.