OmPi guide
Milepælsfakturering: avklar leveransen før du sender faktura
Gjør lange prosjektleveranser enklere å betale med avtalte milepæler, dokumentert godkjenning og tydelig oppfølging av avvik.
Finn svaret du trenger
Lag betalingsplanen sammen med leveranseplanen
Avtal milepælene før oppstart. Se både på kundens kontrollbehov og leverandørens kontantbehov. Fakturering og avgiftsbehandling må følge reglene som gjelder for leveransen; en intern prosjektplan gir ikke alene rett til å utstede salgsdokument før arbeidet er levert.
| Avklaring | Et praktisk spørsmål |
|---|---|
| Leveranse | Hva skal være utført eller overlevert? |
| Godkjenning | Hvem hos kunden skal bekrefte status? |
| Dokumentasjon | Hvilket underlag skal følge fakturaen? |
| Pris | Er beløpet fast, etter medgått arbeid eller etter annen avtalt beregning? |
| Endringer | Hvordan påvirkes milepælen hvis omfang eller fremdrift endres? |
Skriv det så konkret at både prosjektleder og kundens økonomiavdeling forstår sammenhengen.
Eksempel: kunden har godkjent tegningen, men ikke bestilt tillegget
En tenkt leverandør fullfører en avtalt prosjekteringsfase. Kunden ber samtidig om en utvidelse. Dersom leverandøren blander hele tillegget inn i milepælsfakturaen, kan kunden stanse betalingen fordi grunnlaget er uklart.
Skill den avtalte leveransen fra den nye bestillingen. Dokumenter hva som er ferdig, hva kunden har bekreftet og hva som fortsatt må avklares. En egen endringsoversikt er ofte mer nyttig enn en lang forklaring i fakturateksten.
Gjør fakturaen enkel å kontrollere
Bruk avtalt bestillingsreferanse og en forståelig beskrivelse av perioden eller milepælen. Koble fakturaen til godkjenning og relevant leveranseunderlag. Kontroller mottaker og eventuell EHF-informasjon før utsending.
Skatteetatens veiledning om regnskap gir bakgrunn for dokumentasjonsarbeidet. Regnskapsfører kan avklare faktureringstidspunkt og behandling når prosjektet har forskudd eller kompliserte delleveranser.
Undersøk hvorfor en faktura ikke er betalt
Skill administrativ feil, betalingsproblem og reell uenighet om leveransen. En manglende referanse løses annerledes enn en påstand om at arbeidet ikke er utført.
Ved en faktisk innsigelse bør prosjektansvarlig finne avtalen, godkjenningen og den konkrete uenigheten. Finanstilsynets veiledning om inkassovirksomhet forklarer at omtvistede krav ikke kan drives inn gjennom ordinær inkasso. Uenighet blir ikke borte fordi betalingspåminnelsen automatiseres. Nomrs guide til dokumentasjon av fakturatvist gir et nyttig neste steg.
Bruk avvikene til å forbedre neste kontrakt
Noter hvilke fakturaer som krevde ekstra forklaring og hvorfor. Var godkjenneren ukjent, leveransen dårlig avgrenset eller endringen ikke bekreftet? Rett bestillingsrutinen før neste prosjekt.
OmPi hjelper med struktur i betalingsoppfølgingen. Når avtale, faktura og betaling kan følges sammen i regnskapet, blir det enklere å se hva som skal følges opp og hva som først trenger avklaring.