OmPi guide
Delbetaling på faktura: få oversikt før videre oppfølging
Kontroller betaling, restbeløp, korreksjoner og kommunikasjon før du sender saken videre.
En delbetalt faktura bør ikke behandles som om ingenting er betalt. Før videre oppfølging må du finne hva innbetalingen gjelder, hva som fortsatt står åpent og om kunden har gitt en forklaring. Ellers kan virksomheten kreve feil beløp eller bruke tid på en sak som bare er feil koblet i regnskapet.
Begynn med originalfakturaen og betalingshistorikken. Se også etter kreditnotaer, avtalte korreksjoner og kommunikasjon om leveransen. Restbeløpet i én rapport er et startpunkt for kontroll, ikke hele historien.
Finn koblingen før du vurderer restbeløpet
En innbetaling kan mangle referanse eller være brukt mot feil faktura. Undersøk kunde, dato og beløp, og kontroller om én betaling dekker flere fakturaer. Noter hva som gjør at dere mener koblingen er riktig.
Ikke be kunden betale på nytt hvis dere ennå ikke har undersøkt en opplyst innbetaling. Be heller om tilstrekkelig betalingsinformasjon gjennom en egnet kanal for å finne hendelsen i bedriftens egne systemer.
Lag en enkel saldooversikt
| Hendelse | Hva oversikten bør vise |
|---|---|
| Opprinnelig faktura | Nummer, dato og beløp |
| Mottatt betaling | Dato, beløp og hvilken faktura den gjelder |
| Korreksjon | Eventuell kreditnota og begrunnelse |
| Gjenstående beløp | Hvordan saldoen er beregnet |
| Kundens svar | Hva som er avklart eller fortsatt omstridt |
Hold enighet om betalingsplan fra hverandre med selve saldoen. En avtale om når resten skal betales må kunne finnes igjen, selv om regnskapet allerede viser korrekt restbeløp.
Et tenkt eksempel med retur
En kunde har mottatt en faktura på 15 000 kroner og betalt 10 000. Kunden mener at en del av leveransen skal krediteres med 2 000. Før videre oppfølging må bedriften undersøke om korreksjonen er avtalt og dokumentert. Uten denne avklaringen kan både 5 000 og 3 000 bli brukt som «restbeløp» i forskjellige samtaler.
Eksemplet viser behovet for avstemming. Det avgjør ikke hvordan en eventuell tvist skal løses eller hvilke videre tiltak som er riktige.
Gi den neste personen hele forklaringen
Hvis saken skal videre til regnskapsfører eller en registrert inkassoaktør, bør oversikten vise betalinger, korreksjoner og kjent uenighet. Bruk avtalt sikker dokumentdeling når underlaget inneholder kundeopplysninger.
OmPi kan hjelpe virksomheten å strukturere oppfølging og vurdere behov for riktig aktør. ReAI kan være relevant for fakturering og regnskapsoversikt. En tydelig saldo og en ryddig historikk gjør det lettere å velge neste steg uten at samme faktura må undersøkes på nytt av flere personer.
Fortsett med neste oppgave
Les også når bør en faktura sendes til inkasso.
Du kan også lese om purring og inkassovarsel.